CRM Otomasyonu Örnekleri: 25 Hazır Akış, Tablo ve Kurulum

Elinizdeki CRM'de neyi otomatikleştirebileceğinizi arıyorsanız kısa yanıt şu: satışta, pazarlamada, müşteri hizmetlerinde ve e-ticarette, her biri tetikleyici, koşul ve eylemden oluşan 25 hazır akış kurulabilir. Bu yazı CRM otomasyonu örneklerini önce tabloda, sonra alan alan gösterir. Akışlar genel örneklerdir; alan adları ve kanallar kullandığınız CRM'e göre değişir.

CRM otomasyonu nedir?

CRM otomasyonu; web formu, WhatsApp, sosyal medya ve e-ticaret sitesinden gelen taleplerin CRM'de tek kayda düşürülmesi, sınıflandırılması ve ilk yanıtın beklemeden gönderilmesidir.

Yani talep bir tabloda ya da telefonda kalmaz. Gelen her mesaj kişi kaydına bağlanır, konusuna göre etiketlenir ve sorumlu kişiye ulaşır. Bu işi yapan tek bir kurala CRM iş akışı denir: belirli bir olay olduğunda belirli işlemler kendiliğinden yapılır. Aşağıdaki 25 CRM otomasyon senaryosu, bu kuralların en sık kurulanlarıdır.

CRM otomasyonu örnekleri dört alana ayrılır: satış, pazarlama, müşteri hizmetleri ve e-ticaret. Her CRM iş akışı tabloda tek satırdır ve ilgili bölümde ayrıca açıklanır. CRM otomasyon senaryoları birbirine bağlanabilir; örneğin kayda alınan bir talep satış akışını, aynı talebin izin bilgisi pazarlama akışını başlatır.

Bir akış hangi parçalardan oluşur?

Her CRM iş akışı üç parçadan oluşur: tetikleyici akışı başlatan olaydır, koşul akışın devam edip etmeyeceğine karar verir, eylem ise CRM'in yaptığı işlemdir. Örneğin "form gönderildi" tetikleyici, "aynı e-posta kayıtlı değil" koşul, "kişi kaydı aç ve temsilciye ata" eylemdir.

HubSpot'un iş akışı belgesi (yeni sekmede açılır) aynı mantığı anlatır. Kayıtlar bir kayıt tetikleyicisiyle akışa girer; tetikleyici filtreye, olaya, zamana ya da webhook'a dayanabilir. Akışa e-posta göndermek veya kaydı bir kişiye atamak gibi eylemler eklenir. Belge, bir kaydın akışı bitirdikten sonra yeniden girip giremeyeceğini de ayrı bir ayar olarak ele alır. Başka CRM'lerde terimler farklı olabilir; kendi CRM'inizin belgesine bakın.

Bir CRM iş akışı kurarken önce tetikleyiciyi yazın, sonra koşulu ekleyin, en son eylemi seçin. Koşulu atlayan CRM iş akışı her talepte çalışır ve istenmeyen mesajlar gönderir. Bu sırayı izlemek, CRM otomasyon senaryoları çoğaldıkça akışları okunur tutar.

25 akışın özet tablosu

Tablodaki numaralar, aşağıdaki bölümlerdeki numaralarla aynıdır.

Satışta hangi akışlar kurulur?

Satışta en çok iş gören akışlar, talebi kaydeden, sahibini belirleyen ve takibi unutturmayanlardır. Satış tarafındaki CRM otomasyonu örnekleri sekiz akıştan oluşur ve bir talebin ilk mesajdan kazanılmış müşteriye uzanan yolunu kapsar.

• 1. Yeni talebi kayda alma: Aynı e-posta ya da telefon CRM'de varsa yeni kayıt açılmaz, mevcut kayda etkinlik eklenir; mükerrer kayıt böyle önlenir.
• 2. Temsilciye atama: Atama kuralı basit kalırsa kimin neden bir talebi aldığı kolay izlenir.
• 3. Hızlı ilk yanıt: Mesajda yalnızca tutabileceğiniz bir dönüş zamanı yazın.
• 4. Sıcak talep bildirimi: Eşiği siz belirlersiniz; puanı geçen kişi satış ekibine kendiliğinden ulaşır.
• 5. Takip görevi: Süreyi aşama başına ayrı belirleyin; ilk görüşme ile teklif aşaması aynı beklemeyi gerektirmez.
• 6. Teklif sonrası hatırlatma: Yanıt gelir gelmez akış durmalıdır; aksi halde müşteri gereksiz hatırlatma alır.
• 7. Kayıp nedeni sorma: Zamanla hangi itirazın sık geldiğini görürsünüz.
• 8. Kazanılan fırsat devri: Satıştan teslimata geçişte bilgi kaybını bu akış engeller.

Pazarlamada hangi akışlar kurulur?

Pazarlamada akışlar, talebin nereden geldiğini kaydeder ve doğru kişiyi doğru zamanda ilgili içeriğe ulaştırır. Pazarlama için CRM iş akışı örnekleri beş akıştan oluşur; hepsi izin ve kaynak bilgisine dayanır.

• 9. Form kaynağını etiketleme: Hangi kanalın talep getirdiği ancak kaynak alanı dolu olursa görülür.
• 10. Lead puanlama: Puanlamayı az sayıda net davranışla başlatın; sonra inceltin.
• 11. Hoş geldin serisi: İzin alanı dolu olmayan kişi bu akışa girmemelidir.
• 12. Segment güncelleme: Segmentleri elle güncellemek yerine alan değişimine bağlamak listeleri taze tutar.
• 13. Uyuyan kayıtları yeniden canlandırma: Yanıt vermeyen kişiyi listeden çıkaran bir son adım ekleyin.

Müşteri hizmetlerinde hangi akışlar kurulur?

Müşteri hizmetlerinde akışlar, gelen mesajı doğru kayda bağlar, doğru kişiye yönlendirir ve süreyi izler. Müşteri hizmetlerindeki CRM otomasyonu örnekleri beş akıştan oluşur ve hepsi tek bir ortak kayda dayanır.

• 14. Mesajı kişi kaydına bağlama: Temsilci müşterinin geçmişini tek ekranda görür.
• 15. Konuya göre sınıflandırma: Belirsiz mesajı insana bırakın; yanlış etiket, yanlış kuyruğa düşürür.
• 16. Sorumluya yönlendirme: Uzman meşgulse yedek kişiyi tanımlayın.
• 17. Süre aşımı uyarısı: Süre hedefini kendi ekibinizin yapabileceği düzeyde belirleyin.
• 18. Çözüm sonrası memnuniyet sorusu: Aynı kişiyi art arda anketle yormamak için koşulu ihmal etmeyin.

E-ticarette hangi akışlar kurulur?

E-ticarette akışlar, sipariş verisini CRM'deki müşteri kaydına bağlar ve sipariş öncesi ile sonrasındaki mesajları düzenler. E-ticaret için CRM iş akışı örnekleri yedi akıştan oluşur; sipariş sitesi ile CRM arasındaki bağlantı kurulduktan sonra kolayca eklenir.

• 19. Siparişi müşteri kaydına bağlama: Eşleşme yoksa yeni kişi açılır; böylece alıcı ile potansiyel müşteri tek kayıtta buluşur.
• 20. Terk edilen sepet hatırlatması: Sepet hatırlatmasını bir kez ile sınırlamak çoğu zaman yeterlidir.
• 21. İlk sipariş sonrası teşekkür: İade ve iletişim bilgisini bu mesaja koyarsanız sonradan gelen soru azalır.
• 22. Kargo durumu bildirimi: Bildirimi sipariş durumuna bağlayın, elle göndermeyin.
• 23. İade talebi akışı: İade süresini ve koşulunu kendi politikanızdan okuyun, akışa sabit rakam yazmayın.
• 24. Tekrar satın alma hatırlatması: Yalnızca düzenli tüketilen ürünlerde anlamlıdır.
• 25. Değerli müşteri etiketi: Eşiği ürün grubunuza göre kendiniz belirlersiniz.

Hangisinden başlamalı?

CRM otomasyonu örnekleri arasında kaybettiğiniz talebi geri kazandıran akıştan başlayın. Talebi kayda alma (1), ilk yanıtı gönderme (3) ve mesajı kişi kaydına bağlama (14) bu yüzden mantıklı bir ilk üçlüdür.

1. Taleplerin geldiği yolları listeleyin: form, WhatsApp, e-posta, sosyal medya, sipariş.
2. En çok kayıp yaşadığınız yoldan başlayarak üç akış seçin.
3. Her akışı birkaç gün gözleyin; mükerrer kayıt ve yanlış yönlendirme olup olmadığına bakın.
4. Çalıştığını gördükten sonra yeni akış ekleyin.

Bir akışı yayına almadan önce kontrol listesi

Her CRM iş akışı, yayına almadan önce aynı beş soruyla denetlenmelidir. Bu liste, CRM otomasyonu örnekleri çoğaldıkça hata oranını düşük tutar.

• Akışın bir adı ve sorumlusu var mı? Sahibi belli olmayan CRM iş akışı bozulduğunda kimse fark etmez.
• Akış ne zaman duruyor? Yanıt gelince, fırsat kapanınca ya da müşteri izni geri çekince durmalıdır.
• Koşul yanlış kişiyi dışarıda bırakıyor mu? Önce kendi test kaydınızla deneyin.
• Akış müşteriye mesaj gönderiyorsa izin bilgisi kontrol ediliyor mu?
• Hata olursa kim haberdar oluyor? Başarısız bir CRM otomasyon senaryosu sessizce kalmamalıdır.

Bu listeyi her yeni akışta tekrar kullanın. Akışların sayısı arttıkça hangisinin neyi tetiklediğini bir yerde yazılı tutmak, bakımı kolaylaştırır.

Hangi akışın gelire dokunduğunu görmek için trafik-lead-satış hesaplayıcısına ziyaretçi sayınızı, dönüşüm oranlarınızı ve ortalama sipariş değerinizi girin. Araç, lead'den müşteriye dönüşüm oranındaki iyileşmenin ciroya etkisini gösterir.

Hangi akışlardan başlayacağınızdan emin değilseniz ücretsiz sistem analizi ile talep yollarınızı ve CRM'inizi birlikte inceleyelim.

Sık sorulan sorular