WooCommerce CRM Entegrasyonu: Siparişleri CRM'e Aktarma

WooCommerce CRM entegrasyonu, mağazanızdaki müşteri ve siparişleri HubSpot, Pipedrive ya da Zoho CRM'e kişi, şirket ve anlaşma kaydı olarak aktarır. Bu bağlantı CRM otomasyonu işinin e-ticaret ayağıdır: CRM otomasyonu; web formu, WhatsApp, sosyal medya ve e-ticaret sitesinden gelen taleplerin CRM'de tek kayda düşürülmesi, sınıflandırılması ve ilk yanıtın beklemeden gönderilmesidir.

Kısa cevap: WooCommerce CRM entegrasyonu nasıl yapılır?

WooCommerce CRM entegrasyonu iki yoldan biriyle yapılır: hazır bir eklentiyle ya da WooCommerce webhook'una dayalı özel bir akışla. Eklenti hızlı kurulur ama eşleştirmesi sınırlıdır; özel akış her alanı sizin belirlemenize izin verir ama kurulum ve bakım emeği ister.

Sedeus'un ana işi WooCommerce ve OpenCart mağazalarıdır; bu yazıdaki sipariş durumu, iade, misafir sipariş ve webhook teslim hatası notları o işten gelir. CRM tarafı bilgisi ise HubSpot, Pipedrive ve Zoho'nun resmî geliştirici belgelerine dayanır. Ortak webhook ve güvenlik kuralları için CRM entegrasyonu nasıl yapılır yazısına bakın.

WooCommerce sipariş aktarımı, CRM entegrasyonunun en çok kullanılan parçasıdır. Siparişin CRM'e düşmesiyle satış ekibi müşterinin ne aldığını, destek ekibi hangi siparişle ilgili yazıldığını ve pazarlama ekibi kimin tekrar sipariş vermediğini görür. WooCommerce CRM entegrasyonu bu üç ekibin aynı kayda bakmasını sağlar.

Hazır eklenti mi, özel akış mı?

Birkaç alanı aktaracak, hızlı başlamak isteyen mağaza için eklenti uygundur. Sipariş durumlarını, şirket kaydını ve kendi alanlarınızı ince ayarla eşlemek istiyorsanız özel akış uygundur. Aşağıdaki tablo eklentileri resmî sayfalarındaki bilgiyle özetler.

WooCommerce'in kendi belgeler sayfasında HubSpot for WooCommerce (yeni sekmede açılır) ürünü için ürünün emekliye ayrıldığını söyleyen bir not bulunur; bu yüzden HubSpot için yukarıdaki tablodaki diğer seçeneklere bakın. Eklenti seçerken sayfadaki sürüm uyumluluğunu, son güncelleme tarihini ve destek durumunu kontrol edin.

Hangi olaylar aktarılır?

WooCommerce webhook'u müşteri, sipariş, ürün ve kupon olaylarını dinleyebilir. CRM aktarımı için en çok işe yarayanlar sipariş oluşturuldu, sipariş güncellendi ve müşteri oluşturuldu olaylarıdır.

WooCommerce'in REST API belgesine (yeni sekmede açılır) göre standart konular customer.created, customer.updated, customer.deleted, order.created, order.updated, order.deleted ile ürün ve kupon karşılıklarıdır. Ayrıca action.woocommerce_add_to_cart gibi eylem tabanlı özel konular da tanımlanabilir. Sedeus'un WooCommerce işlerinde aşağıdaki durumlar CRM akışlarında ayrıca ele alınır.

• Sipariş durumları: Beklemede, işleniyor, tamamlandı, iptal, iade ve başarısız gibi durumlar CRM aşamasına eşlenmelidir. Ödemesi alınmamış siparişi kazanılmış anlaşma saymayın.
• Misafir sipariş: Hesap açmadan verilen sipariş bir müşteri hesabına bağlı olmayabilir. Kişiyi e-postayla eşleştirin.
• İade: İade, siparişin durumunu ve tutarını değiştirir. CRM'deki anlaşma değerini ve aşamasını da güncelleyen bir kural kurun; kısmi iadeyi tam iade gibi işlemeyin.
• Webhook teslim hataları: Alıcı adres yavaşsa ya da hata dönerse webhook teslim edilemez. Bu durum aşağıda ayrıca anlatılıyor.

WooCommerce sipariş aktarımı için genellikle iki webhook yeterlidir: sipariş oluşturuldu ve sipariş güncellendi. İlki CRM'de anlaşmayı açar, ikincisi durum, tutar ya da iade değişikliklerini aynı anlaşmaya işler. İkisini aynı alıcı adrese bağlayıp sipariş numarasıyla eşleştirin; böylece aynı sipariş CRM'de iki anlaşma olarak açılmaz.

WooCommerce'te webhook nasıl kurulur?

WooCommerce'te webhook, yönetim panelinden Ayarlar altındaki Gelişmiş bölümünün Webhooks sekmesinde tanımlanır. Bir konu seçer, teslim adresi ve gizli anahtar girer, durumu etkin yapar ve kaydedersiniz.

WooCommerce'in webhook belgesine (yeni sekmede açılır) göre ayarlar şunlardır: konu (tetikleyen olay), teslim URL'si, gizli anahtar ve durum. Gizli anahtar, teslim edilen webhook'un karmasını (hash) üretmek için kullanılır ve karma istek başlıklarında gelir. Durum etkin, duraklatılmış ya da devre dışı olabilir.

1. Webhooks sekmesinde yeni webhook ekleyin ve anlaşılır bir ad verin.
2. Konuyu seçin: örneğin sipariş oluşturuldu.
3. Teslim URL'si olarak HTTPS bir alıcı adres girin.
4. Gizli anahtarı üretip güvenli bir yerde saklayın; alıcınız karmayı bu anahtarla doğrulasın.
5. Durumu etkin yapıp kaydedin, sonra test siparişi verin.
6. Günlükte teslimi ve alıcının yanıtını kontrol edin.

Webhook'u kurduktan sonra şu dört noktayı doğrulayın: teslim günlüğünde başarılı yanıt görünüyor mu, CRM'de tek kişi ve tek anlaşma oluştu mu, tutar ve para birimi doğru mu, sipariş durumu doğru aşamaya düştü mü. Bu dördü doğruysa WooCommerce CRM entegrasyonu temel olarak çalışıyor demektir.

Belge, WooCommerce'in beşten fazla ardışık teslim hatasından sonra webhook'u otomatik olarak devre dışı bıraktığını; 2xx, 301 ya da 302 dışındaki her yanıtın hata sayıldığını ve tüm tetiklenen olayların günlüğe yazıldığını söyler. Bu yüzden alıcı adresinizin hızlı 2xx döndürdüğünden emin olun ve webhook durumunu zaman zaman kontrol edin. Devre dışı kalan webhook sessizce siparişleri CRM'e iletmeyi bırakır.

CRM'de kişi, şirket ve anlaşma eşlemesi nasıl yapılır?

Eşleme, WooCommerce'teki müşteri, şirket ve siparişin CRM'de hangi nesneye dönüşeceğini belirler. Genel kural, müşteriyi kişiye, faturadaki şirketi şirket ya da kuruluşa, siparişi anlaşmaya çevirmektir. Her CRM'in alan adları farklıdır.

Tablodaki alan adları resmî belgelerden alındı. Telefon gibi bir alanın Zoho'daki tam adını modülünüzün alan listesinden doğrulayın. WooCommerce HubSpot entegrasyonu için eşlemeyi sipariş durumuna göre kurun: işleniyor, anlaşmayı açık aşamaya; tamamlandı, kazanılmış aşamaya; iptal ve iade, kaybedilmiş ya da iade aşamasına götürsün.

Sipariş durumu eşlemesini yazılı bir tabloya bağlayın ve her durum değişikliğinde anlaşmanın hangi aşamaya gideceğini önceden belirleyin. WooCommerce HubSpot entegrasyonunda ve diğer CRM'lerde aşama adları farklıdır; ama kural aynıdır: ödeme alınmadan anlaşma kazanılmış sayılmaz, iadede anlaşma değeri güncellenir. Kendi aşama adlarınızı CRM'inizin boru hattı ayarlarından alın. WooCommerce sipariş aktarımı bu aşama haritası olmadan raporlanabilir bir sonuç vermez.

Mükerrer kişi nasıl önlenir?

Mükerrer kişiyi önlemek için kişiyi oluşturmadan önce e-postayla aratın; varsa güncelleyin, yoksa oluşturun. Misafir siparişleri ve aynı müşterinin farklı e-postayla verdiği siparişler mükerrer kaydın ana nedenidir.

• HubSpot: Belgeye göre e-posta adresi, kopya kişiyi önleyen birincil tekil tanımlayıcıdır. Toplu upsert ucu e-posta ya da özel tanımlayıcıyla aynı anda oluşturur ve günceller; toplu işlemler tek seferde 100 kayıtla sınırlıdır.
• Zoho CRM: Upsert belgesine (yeni sekmede açılır) göre Contacts modülünde sistem tanımlı kopya denetim alanı Email'dir; duplicate_check_fields ile sırayı değiştirebilirsiniz ve tek çağrıda en çok 100 kayıt eklenebilir ya da güncellenebilir.
• Pipedrive: Kişi belgesi ad, e-posta, telefon, not ve özel alanlarda arama yapan bir arama ucu anlatır (term en az 2 karakter). Belgede otomatik bir kopya önleme mekanizması yok; bu yüzden önce arayın, sonra oluşturun.

E-postayı küçük harfe çevirin ve baştaki, sondaki boşlukları temizleyin. Aynı kişi hem formdan hem siparişle gelirse iki kişi değil, tek kişi ve iki etkinlik oluşmalıdır. Daha ayrıntılı tekilleştirme kuralları için e-ticaret CRM entegrasyonu yazısındaki ortak veri modeline de bakabilirsiniz.

Pratikte WooCommerce sipariş aktarımı kurulduktan sonra ilk haftalarda üç şeye bakın: aynı sipariş iki kez gelmiş mi, iade edilen siparişin anlaşması güncellenmiş mi ve misafir müşteriler doğru kişiye bağlanmış mı. Bu kontroller WooCommerce CRM entegrasyonunun gerçek hayattaki sorunlarını erken yakalar.

Sepet terk e-postası hangi taraftan gider?

Sepet terk e-postasını tek bir taraf göndermelidir: ya CRM ya da mağaza eklentisi. İkisi birden gönderirse müşteri aynı hatırlatmayı iki kez alır. Hangi tarafın göndereceğine, izin bilgisinin hangi tarafta tutulduğuna bakarak karar verin.

• CRM gönderiyorsa: Eklenti ya da webhook sepet bilgisini CRM'e iletir, CRM'deki akış ticari ileti iznini kontrol edip mesajı gönderir.
• Eklenti gönderiyorsa: CRM yalnızca kayıt tutar. Eklentinin izin alanını okuduğundan emin olun.
• Ortak kural: Sipariş tamamlandığında hatırlatma durmalıdır.

Yukarıdaki eklentilerin sayfaları terk edilmiş sepet takibinden söz eder; ayrıntılar eklentiye göre değişir. Hazır modüller ve kurulum seçenekleri için Entegrasyon Marketi'ne bakın.

Hangi yolun mağazanıza uyduğundan emin değilseniz ücretsiz sistem analizi ile mağazanızı ve CRM'inizi birlikte inceleyelim.

Sık sorulan sorular