İYS Entegrasyonu: CRM'de İzin ve Mükerrer Kayıt Yönetimi

İYS entegrasyonu, CRM'de tuttuğunuz ticari ileti izinlerinin İleti Yönetim Sistemi (İYS) ile eşitlenmesidir; izin, ret ve kişi bilgisi aynı biçimde tutulursa CRM mükerrer kayıt da azalır. Bu konu CRM otomasyonu işinin izin katmanıdır: CRM otomasyonu; web formu, WhatsApp, sosyal medya ve e-ticaret sitesinden gelen taleplerin CRM'de tek kayda düşürülmesi, sınıflandırılması ve ilk yanıtın beklemeden gönderilmesidir.

Bu yazı hukuki danışmanlık değildir. Hukuki bilgi yalnızca resmî kaynaklardan, bağlantısıyla ve yorumsuz aktarılır; kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.

Kısa cevap: İYS izni CRM'de nasıl tutulur?

İYS izni, CRM'de her kişi için kanal bazında durum (onay ya da ret), tarih ve kaynak olarak tutulur ve İYS ile eşitlenir. Yönetmeliğe göre İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez; bu yüzden ileti akışları izin alanına bağlı çalışmalıdır.

• İzni kanal, durum, tarih ve kaynak alanlarıyla kişi kaydında tutun.
• İYS dışında alınan onayı İYS'ye kaydedin ve ret bildirimini İYS'ye iletin.
• Gönderimden önce izne bakın; reti geldiği anda CRM'de uygulayın.
• Telefon ve e-postayı tek biçime getirin; CRM mükerrer kayıt oluşturmasın.

İYS entegrasyonu üç sorunu birlikte çözmelidir: iznin nerede tutulduğu, İYS ile nasıl eşitlendiği ve aynı kişinin tek kayıtta kalması. CRM mükerrer kayıt oluşturursa İYS izni de iki yerde dağılır. Bu yüzden izin alanlarını kurmadan önce kişi kaydının tekil olduğundan emin olun.

İYS nedir, kimleri ilgilendirir?

İYS, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in 4. maddesine göre, ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan sistemdir. Ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişileri ilgilendirir.

Yönetmeliğin (yeni sekmede açılır) 5. maddesi, ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin İYS'ye kaydolacağını ve İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemeyeceğini söyler. Aynı yönetmeliğin tanımına göre ticari elektronik ileti; telefon, çağrı merkezleri, faks, otomatik arama makineleri, akıllı ses kaydedici sistemler, elektronik posta ve kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalarla, ticari amaçla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletilerdir.

T.C. Ticaret Bakanlığı'nın İYS sayfasına (yeni sekmede açılır) göre sistemin kurulması 6563 sayılı Kanun'da 28.11.2017'de yapılan değişiklikle öngörülmüş, sistemi yönetmeye Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği yetkilendirilmiş ve İYS A.Ş. kurulmuştur. Yönetmeliğin 6. maddesi onay gerektirmeyen bazı durumları sayar; örneğin abonelik, tahsilat, teslimat gibi bildirimler ve tacir ya da esnaf alıcılar. Bu durumların sizin iletinize uyup uymadığına hukuk danışmanınız karar vermelidir.

CRM'de izin alanları: kanal, tarih, kaynak

CRM'de izin için kişi kaydında kanal, durum, tarih ve kaynak alanlarını tutun. Yönetmeliğin 9. maddesi, ret bildiriminin bildirimin yapıldığı iletişim kanalına ilişkin onayı geçersiz kıldığını söyler; bu yüzden izin kanal bazında tutulmalıdır.

Yönetmeliğin 7. maddesi onay alma biçimine de şartlar koyar: olumlu irade beyanı önceden seçili olamaz, onay mal ya da hizmetin temini için ön şart olarak ileri sürülemez ve alıcının elektronik iletişim adresine ticari elektronik ileti gönderilerek onay talebinde bulunulamaz. Formunuzdaki onay kutusunu bu şartlara göre kurun.

CRM akışlarında izni koşul olarak kullanın: ticari ileti gönderen her akış, başlamadan önce kişinin ilgili kanaldaki izin durumuna baksın ve izni olmayan kişiyi akışa almasın. Aynı koşul toplu gönderimde de, tek tek gönderimde de geçerli olmalıdır. Bu, İYS izni ile CRM'deki akışlarınız arasındaki bağdır.

13. madde kayıtların saklanmasını düzenler: onay kayıtları onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten, ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtlar ise kayıt tarihinden itibaren üç yıl süreyle saklanır ve talep edilmesi halinde Bakanlığa sunulur. Bu süre CRM'de silme ve arşiv kurallarını belirler.

İYS izni CRM'de bir etiket değil, denetlenebilir bir kayıt olmalıdır. Kim, hangi kanalda, ne zaman ve hangi kaynaktan izin verdi sorusuna kayıttan yanıt verebilmeniz gerekir. Yönetmeliğin 7. maddesi, İYS üzerinden alınmayan onaylarda onayın alındığına ilişkin ispat yükümlülüğünün hizmet sağlayıcıda olduğunu söyler.

İYS ile eşitleme nasıl yapılır?

İYS ile eşitleme, İYS'nin entegrasyon modülü üzerinden izin ekleme, sorgulama ve mutabakat servisleriyle yapılır. İYS'nin kurumsal hizmetler sayfası (yeni sekmede açılır), kendi bilişim sistemleri ile İYS arasında veri aktarımını otomasyonla yapmak isteyen hizmet sağlayıcılara entegrasyon modülünün sunulduğunu söyler.

Aynı sayfaya göre entegrasyon modülü şu servislere erişim sağlar: izin ekleme veya değişiklik yapma, izin sorgulama, izin değişikliği durumunu bildirme ve mutabakat. İYS'nin Geliştirici Merkezi (yeni sekmede açılır) bu servislerin istek biçimlerini anlatır; bu yazı hazırlanırken geliştirici belgesinin ayrıntılarına ulaşılamadığı için alan adlarını ve değerlerini yazmıyoruz. Bu bilgileri İYS'nin güncel belgesinden doğrulayın.

1. İYS'ye kayıt olun (Yönetmelik madde 5).
2. CRM'de kanal, durum, tarih ve kaynak alanlarını açın.
3. Mevcut izinlerinizi İYS ile karşılaştırın; farkları mutabakat servisiyle görün.
4. İYS dışında aldığınız onayı üç iş günü içinde İYS'ye kaydedin; İYS'ye kaydedilmeyen onay Yönetmelik madde 7'ye göre geçersiz kabul edilir.
5. Ticari ileti göndermeden önce alıcının İYS'deki iznini sorgulayın.
6. Her aktarımın sonucunu hata günlüğüne yazın ve başarısız aktarımı yeniden deneyin; imza, tekrar deneme ve günlük kuralları için CRM entegrasyonu nasıl yapılır yazısına bakın.

Yönetmeliğin 7. maddesi, onayın elektronik ortamda alınması durumunda onayın alındığı bilgisinin, reddetme imkânı da tanınarak, alıcının elektronik iletişim adresine 24 saat içinde iletilmesini söyler; İYS üzerinden alınan onaylara bu hüküm uygulanmaz. CRM'de bu bilgilendirmeyi otomatik bir akışla kurmak ve gönderim zamanını kayda yazmak, onay sürecini izlenebilir kılar.

Aracı hizmet sağlayıcı kullanıyorsanız (toplu e-posta ya da SMS aracı gibi), Yönetmeliğin 11. maddesine göre aracı hizmet sağlayıcı İYS'ye kayıtlı olmayan hizmet sağlayıcıya ait ileti gönderimini başlatmaz ve gönderimden önce İYS üzerinden alıcının onayını kontrol eder. Aracınızın İYS ile uyumlu çalıştığını sağlayıcıdan yazılı doğrulayın.

Ret talebi nasıl hemen uygulanır?

Ret talebini uygulamanın yolu, ret geldiği anda CRM'de ilgili kanalın durumunu ret yapmak ve o kanaldan giden bütün akışları durdurmaktır. Yönetmeliğin 10. maddesi, hizmet sağlayıcının ret talebinin kendisine ulaşmasını müteakip üç iş günü içinde ticari elektronik ileti göndermeyi durdurmasını söyler.

• Ret hakkı: Madde 9'a göre alıcı istediğinde hiçbir gerekçe göstermeksizin ticari elektronik ileti almayı reddedebilir; ret imkânı gönderilen her ticari elektronik iletide yer alır.
• Ret kanalı: Ticari elektronik ileti hangi kanalla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve ücretsiz biçimde aynı kanalla sağlanır.
• İYS'ye bildirim: Hizmet sağlayıcı kendisine iletilen ret bildirimlerini üç iş günü içinde İYS'ye bildirir; alıcı reddetme hakkını İYS üzerinden de kullanabilir.

İYS'nin kurumsal hizmetler sayfasına göre alıcı reti İYS üzerinden kullanırsa bilgi hizmet sağlayıcıya, entegrasyona bağlı olarak anlık ya da azami üç iş günü içinde bildirilir. Bu süreler yasal sınırı gösterir; CRM'de reti geldiği anda işlemek sınırın içinde kalmayı kolaylaştırır. WhatsApp'ta "DUR" gibi bir ret ifadesini otomatik işleme örneği için WhatsApp CRM yazısına bakın.

İYS entegrasyonu kurarken ret durumunu ayrıca düşünün. Ret İYS üzerinden de gelebilir; bu bilgi CRM'e yazılmazsa ret alan kişi bir sonraki kampanyada yine listede kalır. İYS izni ile CRM'deki izin alanı arasındaki fark, mutabakat adımında görünür ve düzeltilmelidir.

Mükerrer kayıt: telefonu ve e-postayı tek biçime getirmek

CRM mükerrer kayıt oluşturursa aynı kişi iki kayıtta durur; birinde onay, diğerinde ret görünebilir. Mükerrer kaydı önlemenin yolu, telefon ve e-postayı kayda yazmadan önce tek biçime getirmektir.

Sedeus formlarında telefon 10 haneli olarak saklanır: başındaki 0 ya da +90 atılır, boşluk, parantez ve tire temizlenir. E-posta küçük harfe çevrilir ve baş ile sondaki boşluklar silinir. Aynı biçim her kaynakta uygulanırsa CRM aynı kişiyi tek kayıtta bulur.

• Kaydı oluşturmadan önce tek biçimli telefon ya da e-postayla arayın; varsa yeni kişi açmayın, izin ve etkinliği mevcut kişiye ekleyin.
• İYS'ye gönderirken adres biçimini İYS belgesinden doğrulayın; CRM'de 10 hane tutuyorsanız gönderim öncesinde gerekli biçime çevirin.
• Aynı kişi iki kayıtta bulunursa kayıtları birleştirirken en kısıtlayıcı izin durumunu koruyun; yani biri ret ise birleşik kayıt da ret kalsın.

CRM'lerin tekilleştirme ayarları farklıdır; örneğin Kommo'nun kopya denetimi e-posta ve telefonla eşleşir. Ortak kurallar için CRM entegrasyonu yazısındaki mükerrer kayıt bölümüne bakın.

İzinlerinizi hangi sırayla CRM'e ve İYS'ye bağlayacağınızdan emin değilseniz ücretsiz sistem analizi ile talep yollarınızı ve izin akışınızı birlikte inceleyelim.

Sık sorulan sorular