e-Fatura nedir?

e-Fatura nedir, kâğıt faturadan farkı ne?

Kâğıt faturada belge basılır, imzalanır ve elden ya da postayla iletilir. e-Fatura'da aynı belge standart bir XML biçiminde (UBL-TR) hazırlanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden alıcıya ulaşır; hukuki geçerliliği kâğıt faturayla aynıdır. Uygulamanın kapsamı GİB e-Belge sayfasında (yeni sekmede açılır) yer alır.

Belge alıcının sistemdeki posta kutusuna düşer ve iki taraf da aynı kaydı görür. Bu yüzden kâğıt faturadaki kayıp, gecikme ve elle giriş hataları büyük ölçüde ortadan kalkar.

e-Fatura zorunluluğu kimleri kapsar?

e-Fatura zorunluluğu, ciro ve sektör ölçütlerine göre GİB tarafından belirlenir ve ölçütler zaman zaman güncellenir. Güncel geçiş koşullarını GİB e-Belge sayfasından takip edebilirsiniz. Zorunlu olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak sisteme geçebilir.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. e-Arşiv fatura e-posta ya da kâğıt çıktı olarak iletilir. E-ticaret sitelerinde müşterilerin çoğu bireysel olduğu için siparişlerin büyük kısmında e-Arşiv fatura kullanılır; kurumsal siparişlerde ise e-Fatura gerekir.

e-Fatura nasıl kesilir ve nasıl otomatikleşir?

Belge iki yoldan kesilir: GİB portalından elle ya da bir özel entegratörün API'si üzerinden. E-ticarette ikinci yol tercih edilir; sipariş tamamlandığında mağaza, müşterinin vergi bilgisine bakar ve hangi belgenin kesileceğine karar verir.

• Vergi numarası ve unvan siparişten okunur.
• Alıcının kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığı sorgulanır.
• Belge entegratöre gönderilir, dönen numara siparişe işlenir.
• PDF ve belge bağlantısı müşteriye e-postayla gider.

Bu akış elle yapıldığında her siparişte ayrı bir iş çıkarır. Sipariş, fatura ve kargo adımlarını tek akışta birleştirmek için E-Ticaret Operasyon Otomasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

Siparişten faturaya hangi hatalar sık görülür?

Sık görülen hata, bireysel müşteriye e-Fatura kesmeye çalışmaktır; alıcı kayıtlı kullanıcı değilse belge e-Arşiv olarak düzenlenmelidir. Bir diğeri, eksik vergi numarası ya da unvan yüzünden geri dönen belgelerdir. İade edilen siparişin faturasının da karşılığı olan bir belgeyle kapatıldığını sipariş kaydında görmek, ay sonu mutabakatını kolaylaştırır. e-Fatura zorunluluğu kapsamında olmasanız da siparişlerden otomatik belge üretmeyi planlıyorsanız, e-Fatura nasıl kesilir sorusunu entegratörünüzle baştan netleştirin.

Nelere dikkat etmek gerekir?

Fatura bilgileri ödeme formunda eksiksiz alınmalı; kurumsal alıcı seçildiğinde unvan, vergi dairesi ve vergi numarası alanları zorunlu olmalıdır. İade ve iptallerde ilgili belge de düzenlenir. Entegratör değiştirildiğinde eski belgelerin saklanma yükümlülüğü devam eder, bu yüzden arşivin nerede tutulduğu baştan belirlenmelidir.

e-Ticarette nerede karşınıza çıkar?

• Kurumsal müşteriye kesilen sipariş faturası
• Pazaryeri komisyon faturaları
• Tedarikçiden gelen alış faturaları
• İade için düzenlenen iade faturası

e-Fatura hakkında sık sorulanlar