e-Defter nedir?

e-Defter nedir, hangi defterleri kapsar?

Muhasebe defterlerini kâğıda basıp onaylatmak yerine elektronik ortamda tutmak isteyen işletme e-Defter uygulamasına geçer. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Defter sitesi, elektronik ortamda tutulabilecek defterler arasında Yevmiye Defteri ile Büyük Defter'i sayar; Defter-Beyan Sistemi kapsamında tutulan defterleri ise ayrı bir başlıkta anlatır.

Uygulamanın mevzuatı, başvuru adımları ve uyumlu programlar e-Defter sitesinde (yeni sekmede açılır) yer alır. Bu sayfa mali ya da hukuki görüş vermez; kapsam ve yükümlülükler için siteye ve mali müşavirinize bakın.

e-Defter başvurusu nasıl yapılır?

e-Defter başvurusu, Gelir İdaresi'nin e-Defter sitesindeki başvuru bölümünden yürütülür; sitede ayrıca başvuru sorgulama ve yazılım uyumluluk başvurusu bölümleri bulunur. Güncel koşulları ve adımları siteden izleyin. Başvurudan önce şu sorulara net yanıt bulmak işi kolaylaştırır.

• Muhasebe programınızın e-Defter desteği var mı?
• Defterleri kim oluşturacak ve imzalayacak?
• Dosyalar nerede, ne kadar süreyle saklanacak?
• Dönem sonunda yüklemeden kim sorumlu?

e-Defter berat dosyası ne işe yarar?

e-Defter uygulamasında defter dosyasının yanında bir de berat dosyası oluşturulur. Gelir İdaresi'nin duyurularında defter ve berat dosyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesinden söz edilir. Yükleme süreleri zaman zaman duyuru ve sirkülerle değişebildiği için dönem sonlarında e-Defter sitesindeki duyuruları kontrol etmek gerekir.

Dönem sonunda neler kontrol edilir?

Defter dosyalarını oluşturmadan önce muhasebe kayıtlarının dönem için tamamlandığından emin olun. Eksik fatura, kaydı atılmamış iade ya da pazaryeri kesintisi defterde fark yaratır. Dosyaları oluşturan ve yükleyen kişinin yetkisini önceden netleştirin; son güne bırakılan yükleme, teknik bir sorunda zaman bırakmaz. Dönem içi duyuruları e-Defter sitesinden izleyin.

Yazılım değiştirirken ne yapılır?

Muhasebe programını değiştiriyorsanız eski dönem defterlerinin ve berat dosyalarının nerede saklanacağını önceden belirleyin. Yeni programın e-Defter uyumluluğunu uyumlu programlar listesinden doğrulayın ve geçişi dönem ortasında değil, mümkünse dönem sınırında yapın.

e-Defter başvurusu öncesinde ekibe e-defter nedir diye kısa bir bilgi notu hazırlamak, sorumlulukların paylaşılmasını kolaylaştırır. Başvurudan sonra e-defter berat dosyalarının her dönem zamanında oluştuğunu kontrol eden bir takvim tutun.

e-Ticarette e-Defter kayıtları nasıl beslenir?

Defterlerin doğruluğu, kaynak kayıtların doğruluğuna bağlıdır. Sipariş, fatura, iade ve pazaryeri komisyon kayıtları muhasebe programına eksik ya da çift aktarılırsa defter de hatalı oluşur. Bu yüzden aktarımı elle yapmak yerine, siparişten faturaya ve muhasebeye uzanan akışı düzenli kurmak daha güvenlidir. Sipariş, fatura ve iade adımlarını bir arada düzenlemek için E-Ticaret Operasyon Otomasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

Ay sonunda sipariş toplamı ile muhasebe kaydını karşılaştırmak, farkları dönem kapanmadan yakalamanızı sağlar. Genel operasyon adımları için E-Ticaret Operasyon Kontrol Listesi işinize yarar.

e-Defter nerede karşınıza çıkar?

• Muhasebe programının dönem sonunda defter dosyası oluşturması
• Muhasebecinin defter ve berat dosyalarını Gelir İdaresi'ne yüklemesi
• Yazılım seçerken "e-Defter uyumlu" ibaresinin aranması
• Sipariş ve fatura kayıtlarının defterlere eksiksiz aktarılması

e-Defter hakkında sık sorulanlar