e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye nedir, kâğıt sevk irsaliyesinin yerini nasıl alır?

Depodan çıkan her mal, yanında sevkini gösteren bir belgeyle yola çıkar. e-İrsaliye bu belgeyi elektronik ortamda düzenler ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine bağlı olarak saklar. İrsaliye, malın kim tarafından kime, hangi miktarda gönderildiğini gösterir. Uygulamanın tanımı GİB e-Belge sayfasında (yeni sekmede açılır) yer alır.

Fatura satışı, irsaliye ise malın fiziksel hareketini belgeler. Bu yüzden iki belge ayrı düzenlenir ve birbiriyle eşleşmelidir.

e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsar?

e-İrsaliye zorunluluğu, GİB'in ilan ettiği sektör ve işletme ölçütlerine göre belirlenir ve zaman içinde güncellenir. Kapsama girip girmediğinizi GİB e-Belge sayfasındaki duyurulardan ve mevzuattan öğrenebilirsiniz. Zorunlu olmayan işletmeler isteğe bağlı olarak uygulamaya geçebilir.

e-İrsaliye nasıl düzenlenir?

Düzenleme, e-Fatura ile benzer şekilde GİB portalı ya da bir özel entegratör üzerinden yapılır. Belge elektronik imza ile onaylanır ve alıcıya sistem üzerinden iletilir. Mağaza yazılımıyla entegre çalışan bir yapıda sevkiyat oluştuğunda belge kendiliğinden hazırlanabilir.

• Sipariş hazırlandığında ürün ve miktar bilgisi irsaliyeye aktarılır.
• Gönderen, alıcı ve taşıyıcı bilgisi eklenir.
• Belge sisteme gönderilir ve numara siparişe işlenir.

e-İrsaliye ile kâğıt irsaliye arasındaki fark nedir?

İkisi de malın sevkini belgeler; fark biçim ve saklamadadır. Kâğıt irsaliye basılı olarak düzenlenir ve araçta taşınır. e-İrsaliye ise elektronik imzalı bir dosyadır ve GİB sistemi üzerinden iletilip saklanır. Böylece iki taraf da aynı kayda bakar, belgenin kaybolması ya da elle yeniden yazılması gibi sorunlar azalır.

Depo tarafında da iş kolaylaşır: gelen mal, sistemdeki belgeyle karşılaştırılabilir ve fark varsa erken fark edilir.

Depoda belge kontrolü nasıl yapılır?

Mal depoya girerken irsaliyedeki ürün ve miktarı fiziksel sayımla karşılaştırın. Fark varsa tutanak tutun ve tedarikçiyle aynı gün iletişime geçin; haftalar sonra bulunan farkın nedenini çözmek zorlaşır. Sevkiyat kaydını sipariş numarasıyla ilişkilendirmek, hem müşteri sorusuna hem muhasebe kontrolüne hızlı yanıt vermenizi sağlar. e-İrsaliye zorunluluğu kapsamındaysanız, e-İrsaliye nasıl düzenlenir adımını sevkiyat sürecinize baştan yerleştirin; sonradan eklemek depoyu yavaşlatır.

E-ticarette nelere dikkat etmek gerekir?

Sevk edilen ürün sayısı ile faturadaki sayı tutarlı olmalıdır. Kısmi sevkiyat, iade ve depolar arası transfer gibi durumlarda ayrı belge gerekip gerekmediğini mevzuattan kontrol edin. Sipariş, fatura ve kargo adımlarını bir arada yönetmek için E-Ticaret Operasyon Otomasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

e-Ticarette nerede karşınıza çıkar?

• Depodan müşteriye yapılan sevkiyatlar
• Depolar arası stok transferleri
• Tedarikçiden mal kabulü
• İade edilen ürünün geri sevki

e-İrsaliye hakkında sık sorulanlar